Privacyverklaring Scouting Panta Rhei

1. Wie zijn wij?

Scouting Panta Rhei is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.
Voor vragen over deze privacyverklaring of de verwerking van persoonsgegevens kunt u contact opnemen via:

E-mail: verhuur@scoutingpantarhei.nl

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wanneer u een aanvraag doet voor het huren van onze accommodatie, kunnen wij de volgende persoonsgegevens verwerken:

• naam van de contactpersoon;
• naam van de vereniging, groep of organisatie;
• adresgegevens van de contactpersoon;
• adresgegevens van de vereniging, groep of organisatie;
• telefoonnummer;
• e-mailadres;
• bankrekeningnummer;
• overige gegevens die u vrijwillig verstrekt ten behoeve van de huurovereenkomst.

3. Waarom verwerken wij deze gegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor de volgende doeleinden:

• het beoordelen van een huuraanvraag;
• het opstellen en uitvoeren van een huurovereenkomst;
• communicatie over de huurperiode;
• facturering en verwerking van betalingen;
• administratie en archivering;
• het voldoen aan wettelijke verplichtingen.

4. Op welke grondslag verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens omdat dit noodzakelijk is voor:

• het aangaan en uitvoeren van een overeenkomst;
• het voldoen aan wettelijke verplichtingen, waaronder fiscale en administratieve verplichtingen;
• ons gerechtvaardigd belang om onze verhuuractiviteiten op een zorgvuldige wijze te organiseren.

5. Wie heeft toegang tot de gegevens?

Persoonsgegevens worden uitsluitend toegankelijk gemaakt voor personen die deze nodig hebben voor hun werkzaamheden binnen Scouting Panta Rhei.
Toegang kan worden verkregen door:

• de verhuurcoördinator;
• de penningmeester;
• de websitebeheerder, voor zover dit noodzakelijk is voor het beheer van de verhuuradministratie.

Wij verstrekken persoonsgegevens niet aan derden voor commerciële doeleinden.

6. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor zij zijn verzameld.

Gegevens die onderdeel zijn van de financiële administratie of huurovereenkomsten kunnen worden bewaard voor de periode die op grond van fiscale en wettelijke verplichtingen noodzakelijk is. In de praktijk betekent dit doorgaans een bewaartermijn van zeven jaar.

Na afloop van de toepasselijke bewaartermijn worden persoonsgegevens verwijderd of geanonimiseerd.

7. Beveiliging

Scouting Panta Rhei neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging.

8. Rechten van betrokkenen

U heeft op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) de volgende rechten:

• recht op inzage in uw persoonsgegevens;
• recht op correctie van onjuiste persoonsgegevens;
• recht op verwijdering van persoonsgegevens, voor zover wij deze niet meer nodig hebben of wettelijk moeten bewaren;
• recht op beperking van de verwerking;
• recht op bezwaar tegen bepaalde vormen van verwerking;
• recht op overdraagbaarheid van persoonsgegevens, voor zover wettelijk van toepassing.

Verzoeken kunnen worden ingediend via verhuur@scoutingpantarhei.nl.

Wij zullen zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk binnen één maand, op een verzoek reageren.

9. Klachten

Indien u van mening bent dat wij niet zorgvuldig omgaan met uw persoonsgegevens, verzoeken wij u eerst contact met ons op te nemen.

Daarnaast heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

10. Wijzigingen

Scouting Panta Rhei kan deze privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen. De meest actuele versie wordt gepubliceerd op de website van Scouting Panta Rhei.